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通知公告

《中国超高清视频产业联盟秘书处会议管理制度》发布
时 间:2021-02-02    作 者:CUVA    来 源:CUVA

中国超高清视频产业联盟

CUVA2021002



联盟秘书处会议管理制度

 

第一条  目的

为了使秘书处的会议管理规范化和有序化,提高会议的质量和效率,切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完后情况,从而保证会议的有效性,特制定本制度。

 

第二条  适用范围

制度适用于秘书处的各项会议管理。

 

第三条  会议形式

一、秘书处的会议包括:定期的常规性会议和临时性会议。其中定期的常规性会主要包括:

1、秘书长例会:原则上每月最后一周召开。

2、秘书处例会:原则上每周一召开。

二、临时性会议需秘书处组织,原则上应提前三个工作日告知,由秘书处统一安排。

三、会议形式包括:现场会议和线上会议。

 

第四条  参会人员

一、秘书长例会

秘书长、副秘书长及相关人员。

二、秘书处例会

秘书处专职人员。

 

第五条 会议通知

一、会议由秘书处人员直接通知参会人。

二、会议通知期:

一般会议须于开会前三个工作日确定参会人与会时间,于开会前一天提醒参会人。

三、会议通知的内容包括:时间、地点、参会人员、会议议题、会议资料等。

 

第六条  会议组织

参会人必须遵守以下规定:

1、所有人员须按时参会,原则上参会人员不得请假;如确需请假的,须向会议负责人说明情况并征得同意后,方可请假并须委托其他人员与会。

2、所有人员全年委托及缺席,不得超过三次,超过三次秘书处将上报理事长会进行讨论。

 

第七条  会议纪要

一、所有会议均需做会议纪要,以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实;

二、会议纪要中包含(但不仅限于)如下内容:

  会议的主要内容及议题;

  会议讨论或决定的重大事项;

  会议决定的行动计划或改进措施。

三、会议纪要整理和发送应在两个工作日内完成,通过邮件发送给与会人及相关人员。

四、会议纪要的输出工作计划须进行跟进落实情况,跟踪记录汇总实行一会一表制。

 

第八条  本制度自发布之日起实施,本制度内容的最终解释权归秘书处所有。

 

 

中国超高清视频产业联盟秘书处

2021年2月2日

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